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時間のかかる調査・資料作成の業務を軽減します

パワーポイントでの資料作成を外注したいけど、何を基準に選べばよいか分からないというビジネスマン向けに、資料作成代行サービスの依頼方法をポイントに絞って解説します。

結論から言えば、ビジネス向けの資料作成を外注する場合、単なる資料作成の代行会社に依頼するのではなく、市場調査やリサーチ、情報収集も同時に依頼できる経営コンサルタントに依頼することが最もオススメです。

外注できる資料作成の種類

代行会社に作成を依頼できるビジネス資料の種類は多岐にわたります。

例えば、プレゼンテーション資料、事業計画書、企画書、M&Aに関する資料、会社紹介資料、営業資料、ピッチ資料、ホワイトペーパー、市場調査レポート、セミナー・講演資料、等です。

ビジネスで使用する資料の種類は多いですが、大きく２つに分けると、資料作成のために「ビジネススキルが必要でない資料」、「ビジネススキルが必要になる資料」に分類することができます。「ビジネススキルが必要になる資料」とは、市場調査レポートや事業計画書、企画書、プレゼンテーション資料、M&Aに関する資料など、市場調査スキル、マーケティングスキルといったビジネススキルがないと作成が難しい資料を指します。

この内、外注することが難しいのは後者の「ビジネススキルが必要になる資料」です。「ビジネススキルが必要でない資料」の場合、依頼主が代行会社に対して、資料作成に必要なデータや原稿を提供すれば、代行会社は作業に着手できます。一方で、「ビジネススキルが必要になる資料」の場合、市場調査スキルを持ち、経営環境を分析できる経営コンサルタントでなければ作成はそもそも難しいです。

ビジネス向けの資料作成を代行する場合、依頼先がデザインや情報整理といった基礎的なスキルに加え、ビジネス的な視点から必要に応じて市場調査を行い、必要な情報を自ら追加してくれる能力があるかどうかを見極めることが非常に重要です。

資料作成をアウトソーシングする理由

それでは、資料作成をアウトソーシングする理由（メリット）とは何でしょうか。資料作成はビジネスマンなら必須の基礎的なスキルですが、資料はあくまで相手に何を伝えるための手段でしかありません。面倒で時間のかかる資料作成はプロの経営コンサルタントに依頼することで時間を節約し、より本業に注力することができます。

資料作成の代行サービスを使用することで、大幅に時間を節約することができます。

一般的にデザインの良い提案資料を作成する場合、１ページ当たり15〜30分程度必要になると言われています。また、リサーチや情報収集、集めた情報の整理や分析も含む場合、１ページを作成するのに30分以上必要になるケースもあります。資料作成の業務だけに集中すれば、短い時間で終わらせることができるでしょうが、他の業務にも取り組みながら、資料作成をするとなると、1日以上も資料作成に時間を費やしてしまうこともあります。

忙しいビジネスパーソンは日々、マルチタスクに取り組まなければなりません。お客さんとの商談、社内会議、取引先への連絡、上司への報告と部下への指導、忙しい日々が続きます。時間のかかる資料作成は外注することで、自社が本当にやらなければならない本業に集中することができます。

相手に伝わる分かりやすい資料を作成することは想像以上に難しい作業です。

特にパワーポイント資料の作成は難易度が高いです。言いたいことがあるけど、うまく整理できない。デザインが気に入らないということもあれば、逆にデザインは良くても中身がスカスカの資料になってしまうこともあります。

人間が頭の中で考えられること、話せることと資料で表現できることは全くの別物です。言いたいことはあるけど、なかなか思い通りの分かりやすい資料にならない。こういったことは誰にでもよくあることです。

こうした理由からも、資料作成はその道のプロである経営コンサルタントがいる代行会社に依頼することが推奨されるでしょう。

新型コロナをきっかけとしたインターネットサービスの拡大により、ますます気軽に資料作成をインターネット上で外注することができるようになりました。

ココナラ、クラウドワークス、ランサーズといったクラウドソーシングのサービスが発展し、資料作成を代行してくれる相手を気軽に探すことができます。資料作成を代行してくれるのは企業に限らず、プロの経営コンサルタントや個人のフリーランスも多く存在しています。

こうしたプロの個人に依頼することは、企業に依頼するよりも安価な価格で依頼することができ、優秀な人に依頼すれば、プロのクオリティで資料作成を請け負ってくれます。

一般的な資料作成代行サービスの落とし穴

現代では、インターネットから問い合わせ可能な市場調査会社が多く存在しますが、市場調査レポートや事業計画書、企画書といった「ビジネススキルが必要になる資料」に対応できる会社はごく僅かです。殆どの会社は、依頼主から共有されるデータや資料に基づいて資料作成を代行するだけで、自らリサーチを行い、ビジネスを考察や分析することは対応していません。

忙しい経営者やビジネスマンこそ、日頃からリサーチ（市場調査）やビジネス分析を日常業務として行い、資料作成のスキルがある経営コンサルタントに資料作成を依頼することが良いでしょう。

資料作成の代行依頼を成功させるポイント

資料作成の依頼をスムーズに成功させるためには、いくつかのポイントがあります。

まずは資料作成の外注にかけられる予算と資料作成サービスの料金体系を確認しましょう。いくら高品質な資料といっても明らかな予算オーバーであれば、成功とは言い難いものです。仮に見積もりがオーバーしていても、作業範囲の交渉で金額を調整・減額できる可能性も十分にあります。

資料を通じて、相手に伝えたいこと、理想的に達成したいことが必ずあるはずです。資料作成の背景と目的を代行会社に明確に伝え、共通認識を持っておくことが重要なポイントになります。

その資料は誰に対して伝えるのか、何を強調して伝えたいのか、どのようなストーリーを想定するのか、事前にすり合わせを行い、共通認識を持っておきましょう。

目的が曖昧なまま発注してしまうと、出来上がった資料もぼんやりした資料になってしまいます。

良い資料にするには、依頼主からもデータや原稿を提供することが必要になります。代行会社といっても全てを丸投げすることはできないからです。

しかし、そもそもどういう情報を用意すれば分からない、伝えたいことはボンヤリと頭にあるけどなかなか言語化できない、といったケースもあるでしょう。箇条書きでもいいので、自分はこういうことを伝えたいというポイントをリストアップして、代行会社に共有しましょう。原稿といった細かなデータがあれば、あるほど資料作成のための材料は揃っています。

資料作成の代行を外注するためには、資料作成の代行会社と十分にコミュニケーションがとれるようにしておきましょう。

コミュニケーションの方法としては、メッセージ、電話、オンライン会議等が挙げられますが、事業計画書や市場調査といったビジネス向けの資料であれば、進捗状況や途中報告を最終納品まで数回程度は確認することが推奨されます。返信が早く、的確なやり取りができる代行サービスに是非依頼しましょう。

途中経過の確認なく、作業がすべて終了してから納品物をチェックしたら、想定していた内容と違ったということもリスクとして考えられます。完成後に修正や追加となると、追加で時間やコストがかかってしまうことなるべく避けたい事態です。

資料作成代行サービスの種類

資料作成の代行サービスを提供する業者はオーソドックスな「資料作成代行会社」に限られません。最近では個人で副業や兼業で資料作成を代行する人が増えてきました。

名前の通り、資料作成の代行サービスを提供する会社ですが、もともとは広告の制作を本業とするデザイン会社で、企業によってはデザイナーやコピーライティングの専門家が在籍しているケースが多いようです。

料金体系としては、パワーポイントのスライド１枚当たりで見積もりする形式が多く、企業によって数千円/枚と価格は異なります。また、構成が定まっていない場合は企画構成費も課金されることがあります。

全般的にビジネスに関する情報収集やリサーチ、分析をセットで提供している企業は少ないようです。

ココナラ、クラウドワークス、ランサーズといったクラウドソーシングでも資料作成を代行している個人や業者が多数存在しています。より安価に依頼できるメリットは大きいですが、サービスのクオリティはとてもバラツキがあります。

安いからといって依頼した結果、想像していた内容と全く違う低クオリティの資料だったという事態は是非とも避けたいところです。信頼できるスキルの出品者かどうかは、過去の実績数（受注数）、レビュー数、評価コメントをチェックしましょう。

フリーや兼業で活動している経営コンサルタントに依頼することもできます。最大の特徴は市場調査レポートや事業計画書、企画書、プレゼンテーション資料、M&Aに関する資料など「ビジネススキルが問われる資料」の代行に対応していることです。

代行してもらう資料に対して、芸術に近いデザイン面ではなく、ビジネス資料として用いられるロジックと筋が通ったシンプルな資料を求めている場合は、経営コンサルタントに依頼することが一番相応しいです。

実際のところ、多くの多忙なビジネスマンが欲している資料作成の代行サービスはこの「ビジネススキルが問われる資料」であることが多いのではないでしょうか。

資料作成の代行会社を選ぶポイント

資料作成の代行会社を選ぶポイントは複数あります。あまりにも安い価格だと低クオリティな資料で納品されるリスクもありますが、高すぎる価格では満足感も得られません。提供されるサービスの量と質が、料金のバランスに見合っているか発注前に確認しましょう。

資料作成の代行料金は資料の枚数や原稿の有無、資料の構成から作る必要があるか等、いわゆる業務の工程数（人件費）に基づいて料金体系が設定されることが殆どです。

基本料金と作業料金が別れていたり、修正回数が定められていたりするケースも多いです。費用は業者によって異なるというのが結論になりますが、相場費用としては以下の通りになります。

• プレゼンテーション資料：5,000円〜
• パワーポイント資料（原稿あり）4,000円〜
• 企画書・事業計画書　10,000円〜
• 市場調査レポート　8,000円〜

ビジネス用途の市場調査レポート、事業計画書といった資料を発注する場合は、特にサービス範囲に「情報収集やリサーチが含まれるか」を確認しましょう。

依頼主が提供する原稿やデータに加え、必要であれば、自ら調査や情報収集をして加筆してくれる代行会社にできればお願いしたいものです。

資料作成の代行において、品質やクオリティが大事であることは言うまでもありません。発注前に過去の作成例やサンプル、実績を代行会社から事例として見せてもらいましょう。自分の求める期待値を超える資料作成を代行してくれそうか、事前に確認することができます。

資料作成の納期は資料の種類や量によって異なることは前提ですが、簡易的な資料であれば1〜3日、通常であれば５〜７日間を要するケースが多いです。

納期がいつ頃になりそうかも発注前に確認しておくことがオススメされます。

資料作成の依頼方法

「実際に資料作成の代行会社を使ってみたいけど、どのように依頼したらよいか分からない…」という方も多いかと思います。結論から言えば、まずは問い合わせを行い、代行会社のヒアリング項目に沿って回答すれば、構成や内容を考えてくれる代行会社が多いです。この時点で、企画や構成を一緒になって考えてくれない会社は、発注を見送った方がいいかもしれません。

具体的な依頼の流れをまとめると以下のような流れになります。

まとめ

以上、忙しいビジネスマン向けに、資料作成代行サービスの依頼方法をポイントに絞って解説しました。

まとめると、ビジネス向けの資料作成を外注する場合であれば、単に資料作成の代行会社に依頼するのではなく、市場調査やリサーチ、情報収集も同時に依頼できる経営コンサルタントに依頼することが最もソリューションに近いということです。

面倒で複雑な資料作成は外注して、本業に集中できるような環境を構築しましょう。